I Vantaggi dell’Esternalizzazione del Facility Management

Quali sono i compiti del facility manager? Com’è cambiato il suo ruolo negli ultimi anni?  Quali sono le criticità che deve affrontare? 

Rispondere a queste domande può chiarire meglio la centralità di questa funzione all’interno di ogni azienda, sia dal punto di vista della gestione infrastrutturale e degli spazi aziendali, sia dal punto di vista organizzativo e del benessere delle persone. Da questo quadro emerge inoltre quanto la scelta dei partner migliori possa incidere sul successo di una gestione strategica del facility management, massimizzando i vantaggi per tutta l’organizzazione.  

Facility manager: che cosa fa?

In base allo standard europeo EN15221, il facility management è il punto di riferimento per tutto quanto riguarda la gestione di un edificio, compresi gli impianti e i servizi. Più nel dettaglio, si occupa di due ambiti complementari: 

• Spazi e infrastrutture: gestione degli spazi aziendali; manutenzione degli ambienti interni ed esterni; manutenzione impianti elettrici, termoidraulici, condizionatori, illuminazione; pulizia e sanificazione degli uffici.
• Persone e organizzazione: salute e sicurezza delle persone; vigilanza; portierato; mensa aziendale; telecomunicazioni; flotta aziendale, maggiordomo d’azienda…

Cosa fa il facility manager? Il suo obiettivo prioritario è quello di gestire al meglio gli spazi aziendali in funzione delle persone presenti, incidendo in modo significativo sui costi, da un lato, e sul benessere organizzativo, dall’altro. Il suo ruolo, dunque, è centrale nell’organizzazione perché, confrontandosi direttamente con figure apicali come CFO e CEO, traduce la strategia aziendale in interventi concreti per i dipendenti, con attenzione alle ricadute sul bilancio aziendale e tenendo conto delle opportunità di cost-saving. 

Facility management: la forza di un approccio integrato

Il punto di forza del facility manager è la capacità di avere un approccio integrato fra i diversi ambiti e le diverse funzioni dell’azienda. Il suo scopo è generare un miglioramento diffuso della “qualità di vita” nell’organizzazione grazie alla gestione di processi e standard a supporto delle attività primarie dell’azienda. Si tratta di un impegno continuo che comprende la declinazione di queste attività nel tempo, che vanno ridefinite in base all’evolversi delle esigenze e delle priorità strategiche dell’impresa: dalla sanificazione straordinaria alla pulizia quotidiana, dalla disinfestazione in ambito real estate agli interventi post cantiere, fino alla pulizia professionale di data room e sale server.

Negli ultimi anni l’approccio sempre più olistico del facility management impone di saper presidiare gli ambiti più svariati: dalla supervisione della reception, che è il primo “biglietto da visita” di ogni azienda, alle infrastrutture ICT, dalla pulizia e sanificazione degli ambienti, ai servizi di maggiordomo aziendale per migliorare il benessere aziendale. Tutte queste competenze richiedono una formazione specifica e il rispetto di normative precise per garantire servizi di qualità. 

Facility management: a ogni problema, la miglior risposta

Ogni problema ha la sua soluzione e, nel caso del facility management, la risposta più efficace e tempestiva richiede di volta in volta una diversa conoscenza specifica. Ecco qualche esempio.

• L’azienda rispetta le normative previste per la sanificazione aziendale?
  Il facility manager può cercare le informazioni più aggiornate e gli strumenti più adatti oppure affidarsi ad esperti in questo campo che potranno fornire un servizio accurato in base al quadro normativo vigente, in modo rapido e su misura rispetto al tipo di spazio su cui intervenire. 
• Quali documenti sono richiesti perché la manutenzione effettuata sia a norma?
  Il facility manager può impegnare risorse dedicate alla verifica dei requisiti e alla predisposizione della documentazione oppure può concentrare la sua attività nella definizione strategica dei piani di manutenzione, appoggiandosi all’affidabilità e alla precisione del partner che ha scelto. 
• Chi si occupa dei servizi sulla sicurezza dell’ambiente e delle persone ha le competenze più aggiornate?
  Il facility manager può formare internamente e periodicamente il personale necessario oppure massimizzare gli sforzi nell’individuare il partner che garantisca i migliori standard di servizio grazie a persone già formate e specializzate. 

Ecco perché esternalizzare i servizi si rivela spesso una scelta vantaggiosa: in questo modo è possibile avere la garanzia del rispetto degli standard più aggiornati, disporre di personale già formato e specializzato, infine presidiare più efficacemente una gamma più vasta di servizi. 

La centralità del facility management come perno che definisce le migliori condizioni dell’ambiente in cui lavorare sta crescendo negli ultimi anni, di pari passo con una rafforzata consapevolezza della salute e sicurezza sul luogo di lavoro. Poter contare sui partner giusti si rivela quindi una carta vincente per il facility manager che vuole concentrarsi sulla pianificazione strategica delle attività, generando vantaggi importanti in termini di tempestività e precisione nella risposta alle diverse esigenze dell’azienda.